Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag beschreibt vorab die Pflichten der Parteien im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen einer etwaigen Nutzung der TonnEstate-Plattform. Sobald ein Nutzungsverhältnis zwischen einem Nutzer und TonnEstate zustande kommt, wird dieser Vertrag gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO dessen integraler Bestandteil.

TonnEstate befindet sich aktuell in der Gründungs- und Entwicklungsphase (Early Beta). Über die Website werden derzeit keine Geschäfte betrieben und keine Verträge abgeschlossen; die Vorab-Registrierung begründet lediglich eine unverbindliche Interessensbekundung. Der Auftragsverarbeiter (siehe Ziffer 1) agiert zum gegenwärtigen Zeitpunkt nicht als eingetragenes Unternehmen (z. B. GmbH oder UG), sondern als Privatperson; Plattform, Inhalte und Software stehen aktuell im privaten Eigentum von Björn Tonn. Diese Fassung wird im Rahmen der laufenden rechtlichen Prüfung regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst; maßgeblich ist jeweils die zum Zeitpunkt der Nutzung veröffentlichte Version.

1. Vertragsparteien

Verantwortlicher: Der jeweilige Nutzer der TonnEstate-Plattform (selbstständiger Immobilienmakler oder Maklerbüro), der im eigenen Namen personenbezogene Daten Dritter – insbesondere Interessenten, Kunden und Eigentümer – in das System einträgt oder eintragen lässt. Der Verantwortliche bleibt datenschutzrechtlich allein dafür verantwortlich, dass die Erhebung dieser Daten und ihre Eingabe in TonnEstate auf einer wirksamen Rechtsgrundlage beruht.

Auftragsverarbeiter: Björn Tonn, Schäferweg 4, 25436 Tornesch, Deutschland, E-Mail: bjoern.tonn@gmail.com, handelnd unter der Marke „TonnEstate“ – nachfolgend „Auftragsverarbeiter“. Björn Tonn agiert hierbei als Privatperson; TonnEstate ist aktuell nicht als eigenständige Gesellschaft im Handelsregister eingetragen. Der Auftragsverarbeiter stellt die technische Infrastruktur (CRM-Plattform) bereit und verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich nach dokumentierter Weisung des Verantwortlichen.

2. Gegenstand, Zweck und Dauer der Verarbeitung

Gegenstand: Bereitstellung des digitalen Makler-Arbeitsplatzes TonnEstate, insbesondere CRM-Kern, Objektverwaltung und Vorgangs-/Lead-Pipeline.

Zweck: Verwaltung von Kontakt- und Kundendaten, Koordination von Immobilienverkäufen und -vermietungen, Erstellung von Exposés sowie Unterstützung bei der Objektakquise durch den Verantwortlichen.

Dauer: Die Verarbeitung ist an die Nutzungsdauer der Plattform durch den Verantwortlichen gekoppelt. Mit Kündigung oder Löschung des Nutzerkontos greifen die in Ziffer 10 beschriebenen Löschfristen.

3. Art der personenbezogenen Daten und Kategorien betroffener Personen

Im Rahmen der Nutzung von TonnEstate können insbesondere folgende Datenarten verarbeitet werden:

• Interessenten- und Kundendaten: Namen, Anschriften, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Suchprofile, ggf. Bonitätsauskünfte (z. B. Schufa-Daten).
• Objekt- und Eigentümerdaten: Grundbuchangaben, Adress- und Standortdaten von Objekten, Kaufpreisvorstellungen, Fotos von Wohnräumen, Energieausweise.
• Mitarbeiterdaten des Verantwortlichen: Logins, Zugriffsrechte und Aktivitätsprotokolle innerhalb des CRM-Arbeitsplatzes, sofern der Verantwortliche weitere Nutzerkonten für eigene Mitarbeiter anlegt.

Kategorien betroffener Personen sind demnach Interessenten und Kunden des Verantwortlichen, Eigentümer von Objekten sowie – soweit vom Verantwortlichen angelegt – dessen Mitarbeiter.

4. Pflichten des Auftragsverarbeiters

Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO insbesondere,

• personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen zu verarbeiten,
• alle Personen, die Zugriff auf die Daten haben, zur Vertraulichkeit zu verpflichten,
• die in Ziffer 6 beschriebenen technischen und organisatorischen Maßnahmen umzusetzen,
• die Voraussetzungen für die Hinzuziehung weiterer Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 Abs. 2 und 4 DSGVO einzuhalten,
• den Verantwortlichen bei der Erfüllung von Betroffenenrechten und bei Datenschutz-Folgenabschätzungen angemessen zu unterstützen,
• nach Abschluss der Verarbeitung Daten gemäß Ziffer 10 zu löschen oder zurückzugeben,
• dem Verantwortlichen die zur Nachweisführung erforderlichen Informationen bereitzustellen (Ziffer 11).

5. Weisungsrecht des Verantwortlichen

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und nach dokumentierter Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist durch das Recht der Europäischen Union oder der Mitgliedstaaten zu einer anderweitigen Verarbeitung verpflichtet. Weisungen erfolgen grundsätzlich über die im CRM vorgesehenen Funktionen (z. B. Dateneingabe, Löschfunktionen, Berechtigungseinstellungen); ergänzende Weisungen können in Textform (z. B. per E-Mail) erteilt werden. Hält der Auftragsverarbeiter eine Weisung für rechtswidrig, weist er den Verantwortlichen unverzüglich darauf hin.

6. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Der Auftragsverarbeiter setzt insbesondere folgende Maßnahmen um:

• EU-Hosting: Der Betrieb erfolgt bei Contabo GmbH mit Rechenzentrumsstandort in Deutschland. Die Verarbeitung und Speicherung der Daten erfolgt damit innerhalb der Europäischen Union.
• Transportverschlüsselung: Sämtliche Datenübertragungen zwischen Nutzer und Plattform erfolgen verschlüsselt über HTTPS/TLS.
• Zugriffskontrolle: Rollenbasiertes Berechtigungskonzept und mandantengetrennte Datenhaltung innerhalb des CRM, sodass Nutzer grundsätzlich nur auf die ihnen zugeordneten Datensätze zugreifen können.
• Eigener Mailversand: System-E-Mails werden über einen selbst betriebenen Mailserver versendet; es wird kein externer E-Mail-Massenversanddienstleister eingebunden.
• Datenbankschutz: Die Datenbank ist nicht öffentlich erreichbar und ausschließlich über interne, berechtigungsgeprüfte Schnittstellen zugänglich. Eine vollständige Verschlüsselung ruhender Daten (Encryption at Rest) ist in Vorbereitung und noch nicht auf allen Systemebenen umgesetzt.
• Lösch- und Sperrkonzepte: Das CRM bildet Löschanfragen sowie gesetzliche Aufbewahrungspflichten (u. a. nach dem Geldwäschegesetz, GwG) über integrierte Funktionen ab, anstatt auf separate, unstrukturierte Listen angewiesen zu sein.
• Datensicherung: Regelmäßige Datensicherungen zum Schutz vor Datenverlust.

7. Unterauftragsverhältnisse

Der Verantwortliche erteilt hiermit seine allgemeine Zustimmung zur Beauftragung folgender Unterauftragsverarbeiter:

• Contabo GmbH – Hosting-Infrastruktur, Deutschland (EU).
• Externe KI-Dienstleister für den „TonnEstate Assistenten“: OpenAI, Anthropic, Google (Gemini-Modelle) sowie NVIDIA. TonnEstate ist bestrebt, den überwiegenden Teil der KI-gestützten Verarbeitung über eine selbst betriebene, lokale KI-Infrastruktur (u. a. Ollama) auf eigenen Servern abzuwickeln; nur soweit dies im Einzelfall nicht möglich oder nicht ausreichend ist, kommen die vorstehend genannten externen Anbieter ergänzend zum Einsatz.

Soweit hierbei personenbezogene Daten an Anbieter mit Sitz außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden (insbesondere USA), erfolgt dies nur unter Einhaltung geeigneter Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO, etwa auf Grundlage von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission oder eines Angemessenheitsbeschlusses wie dem EU-US Data Privacy Framework, soweit der jeweilige Anbieter daran teilnimmt.

Über die Aufnahme weiterer oder den Austausch bestehender Unterauftragsverarbeiter wird der Verantwortliche vorab informiert. Dem Verantwortlichen steht insoweit ein Widerspruchsrecht gemäß Art. 28 Abs. 2 DSGVO zu.

8. Unterstützung bei Betroffenenrechten

Soweit betroffene Personen ihre Rechte (u. a. Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit) unmittelbar gegenüber dem Auftragsverarbeiter geltend machen, leitet dieser die Anfrage unverzüglich an den Verantwortlichen weiter, sofern eine Zuordnung möglich ist. Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen im Rahmen des technisch Möglichen und Zumutbaren bei der Erfüllung dieser Rechte, insbesondere durch entsprechende Funktionen im CRM.

9. Meldung von Datenschutzverletzungen

Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, sobald ihm eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 12 DSGVO bekannt wird, die im Rahmen der Auftragsverarbeitung aufgetreten ist, und unterstützt ihn bei der Erfüllung seiner Meldepflichten gegenüber der zuständigen Aufsichtsbehörde und gegenüber betroffenen Personen (Art. 33, 34 DSGVO).

10. Löschung und Rückgabe von Daten

Nach Beendigung der Nutzung der Plattform werden die im Auftrag verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß den jeweils einschlägigen gesetzlichen Vorgaben gelöscht oder gesperrt, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht (insbesondere nach dem Geldwäschegesetz, dem Handelsgesetzbuch oder der Abgabenordnung). Diese Fristen werden eingehalten und über die entsprechenden Lösch- und Sperrkonzepte im CRM technisch abgebildet. Auf Wunsch des Verantwortlichen werden die Daten stattdessen zurückgegeben, sofern dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

11. Nachweis- und Kontrollrechte

Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die zur Nachweisführung der Einhaltung der in Art. 28 DSGVO niedergelegten Pflichten erforderlichen Informationen zur Verfügung und ermöglicht Überprüfungen, einschließlich Inspektionen, in einem zumutbaren Rahmen und nach vorheriger Ankündigung.

12. Haftung

Für die Haftung der Parteien gelten die gesetzlichen Regelungen, insbesondere Art. 82 DSGVO. Dieser Vertrag begründet keine über die gesetzlichen Vorgaben hinausgehende Haftung.

13. Schlussbestimmungen

Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform. Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrags unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Es gilt deutsches Recht. Bei Widersprüchen zwischen diesem Vertrag und sonstigen Vereinbarungen zwischen den Parteien gehen die Regelungen dieses Vertrags im Hinblick auf die Verarbeitung personenbezogener Daten vor.

14. Aktualität dieser Fassung

Dieser Vertrag wird regelmäßig überprüft und an technische sowie rechtliche Entwicklungen angepasst, insbesondere im Zuge der laufenden juristischen Prüfung während der Gründungs- und Entwicklungsphase von TonnEstate. Maßgeblich ist jeweils die zum Zeitpunkt der Nutzung veröffentlichte Fassung. Stand dieser Fassung: 29.08.2026.