Wissen · BYOS und Datenimport

Makler-Onboarding: Speicher verbinden und Daten importieren

Beim ersten Login verbindest du deinen eigenen Speicher (BYOS), lässt die Standardordnerstruktur anlegen und importierst deine ersten Dateien – TonnEstate übernimmt die KI-gestützte Prüfung, veröffentlicht aber nichts ohne deine ausdrückliche Bestätigung.

Einrichtung in wenigen Schritten

TonnEstate trennt CRM-Daten, Speicherzugriff und Importprüfung. Nach dem ersten Login führt der Einrichtungsassistent durch diese Reihenfolge: Unternehmensdaten prüfen, einen eigenen Speicher verbinden, die Ordnerstruktur anlegen lassen, eine Beispieldatei importieren und anschließend die Freigaben kontrollieren. Der Assistent verändert keine Kontakte oder Immobilien ohne deine ausdrückliche Bestätigung.

BYOS: Dein Speicher bleibt deiner

BYOS bedeutet „Bring Your Own Storage“. Du verbindest beispielsweise Google Drive oder einen S3-kompatiblen Speicher. TonnEstate verwaltet dabei die technische Verbindung und die Zuordnung, nicht ungefragt deine Dateien. Zugriffe sind tenantgebunden, werden protokolliert und können wieder getrennt werden. Für Google Drive ist eine echte Inhaltsberechtigung erforderlich; ein reiner Dateikatalog reicht für den Import nicht aus.

Automatische Ordnerstruktur

Beim Einrichten kann TonnEstate die Standardstruktur im verbundenen Speicher anlegen. Sie unterstützt den täglichen Maklerablauf:

• 01 Import-Eingang – neue OpenImmo-Dateien, Excel-Listen, CSV-Dateien und Dokumente zur Prüfung.
• 02 Immobilien – freigegebene Objektunterlagen, Exposés und Medien.
• 03 Kontakte – strukturierte Kontakt- und Suchprofildateien.
• 04 Verträge – Kooperations-, Makler- und Freigabedokumente.
• 05 Exporte – vom CRM erzeugte Dateien und Übergaben.
• 90 Review und Fehler – Dateien mit fehlenden Pflichtfeldern, widersprüchlichen Werten oder manueller Prüfanforderung.

Die Ordner werden idempotent angelegt: Ein erneuter Einrichtungslauf erzeugt keine Duplikate. Du kannst Dateien weiterhin auch in eigenen Unterordnern ablegen; die Zuordnung erfolgt anschließend über die Importprüfung.

Welche Dateien können verarbeitet werden?

OpenImmo-XML und ZIP-Dateien werden anhand ihres Schemas erkannt und in die vorhandenen Immobilien-, Kontakt- und Beziehungsdaten überführt. Excel- und CSV-Dateien werden zuerst auf Tabellenblätter, Spalten, Datentypen und mögliche Entitäten untersucht. Google Sheets werden über die verbundene, lesende Sheets-Berechtigung eingelesen. PDFs und sonstige Dokumente können als Beleg oder Prüfunterlage dienen; daraus werden keine ungeprüften Stammdaten direkt veröffentlicht.

Die KI strukturiert – du gibst frei

Die Import-KI erkennt Quelle, Spaltenbedeutung, Objekt- und Kontaktrollen, Adressen, Preise, Suchkriterien und Beziehungen. Ein freier Satz wie „Sucht Wohnung in Hamburg, maximal 700 € warm“ wird als Suchprofilvorschlag mit Ort, Transaktionsart und Budget ausgegeben. Investorensuchen können zusätzlich Rendite, Finanzierung, Anlagehorizont und Objektstrategie enthalten; Grundstücksuchen können Flächen, Bebaubarkeit und Erschließung berücksichtigen.

Die KI darf Vorschläge erstellen und Unsicherheiten markieren, aber nicht selbstständig veröffentlichen oder eine Kooperation freigeben. Vor dem Schreiben in die CRM-Daten siehst du Mapping, erkannte Werte, Warnungen und mögliche Duplikate. Erst die Bestätigung übernimmt den geprüften Stand.

Freigaben für den geschlossenen Matching-Pool

Ein Objekt oder Suchprofil wird erst dann anonymisiert für das Netzwerk berücksichtigt, wenn die Pflichtfelder vollständig sind, eine aktuelle Verkaufs-, Kauf- oder Mietabsicht bestätigt wurde und der zuständige Makler die Pool-Freigabe erteilt hat. Die tägliche Matching-Auswertung liefert interne und externe Scores sowie harte Gründe für die Passung. Identitäten und Kontaktdaten bleiben verborgen, bis beide Seiten Interesse an einer Kooperation bestätigen.

Wenn etwas nicht passt

Fehlende Pflichtfelder, doppelte Datensätze oder widersprüchliche Angaben landen im Review-/Fehlerbereich. Korrigiere die Quelldatei oder das vorgeschlagene Mapping und starte die Prüfung erneut. Ein fehlgeschlagener Import verändert keine bereits freigegebenen Datensätze. Bei Problemen mit dem Speicher kann die Verbindung getrennt und nach Prüfung neu autorisiert werden.

Empfohlener erster Test

1. Verbinde einen Testordner oder ein Test-Sheet.
2. Lade eine kleine OpenImmo- oder Excel-Datei in 01 Import-Eingang.
3. Prüfe erkannte Felder, Beziehungen und Warnungen.
4. Bestätige nur Datensätze, die fachlich korrekt sind.
5. Erteile Pool-Freigaben erst nach Prüfung der aktuellen Absicht und Berechtigungen.