TonnEstate Preise: Was ein kostenloses Immobilien-CRM tatsächlich bedeutet

Das Preisprinzip: erst arbeiten, dann gezielt ergänzen

Bei TonnEstate beginnt die Nutzung mit einem kostenlosen Immobilien-CRM. Der Kern ist darauf ausgerichtet, die täglichen Grundlagen eines Maklerbüros zusammenzuführen: Personen und Unternehmen, Immobilien und geschäftliche Vorgänge. Damit kannst du deine Arbeitsstruktur aufbauen, ohne dass eine Grundgebühr allein für den Zugang zum Kernsystem anfällt.

Das Wort kostenlos braucht trotzdem eine präzise Einordnung. Es bedeutet nicht, dass jeder externe Dienst oder jede rechenintensive Zusatzfunktion kostenlos ist. Eine faire Preisentscheidung trennt deshalb den CRM-Kern von Leistungen, die nur bei tatsächlicher Nutzung abgerechnet werden. Bei TonnEstate übernimmt das Credit-Modell diese Trennung.

Diese Unterscheidung ist besonders für kleine Büros hilfreich. Statt zuerst ein großes Lizenzpaket zu wählen, prüfst du zunächst, welche Abläufe du wirklich zentralisieren willst. Die Übersicht der Plattform zeigt den fachlichen Zusammenhang, während die Seite Maklersoftware ohne Grundgebühr den Einstieg im Marktvergleich einordnet.

Was im kostenlosen CRM-Kern organisatorisch zusammenkommt

Der Einstieg dreht sich um die Daten, die bei Vermittlungen immer wieder gebraucht werden. Kontakte können im Kontext von Eigentum, Interesse, Miete, Kauf oder Zusammenarbeit geführt werden. Immobilien erhalten einen eigenen Datensatz. Vorgänge geben Arbeitsschritten einen Zusammenhang. Das ersetzt keine fachliche Prüfung, schafft aber einen Ort, an dem ein Team den aktuellen Stand nachsehen kann.

Kontakte nicht nur als Adressbuch behandeln

In der Kontaktverwaltung für Makler geht es nicht nur um Namen und Telefonnummern. Entscheidend ist die Beziehung zum Vorgang: Ist eine Person Eigentümerin, Interessent, Käuferin, Mieter oder Dienstleister? Ein sauberer Kontaktkontext vermindert Rückfragen und erleichtert die Vorbereitung eines Gesprächs.

Immobilien als fachlicher Mittelpunkt

Die Objektverwaltung bündelt Stammdaten, Flächen, Preise, Lageangaben und den Bearbeitungsstand. Sie ist nicht mit einer Veröffentlichung gleichzusetzen. Erst wenn die Daten geprüft sind, kannst du entscheiden, welche Informationen für Vermarktung, Übergabe oder Austausch verwendet werden sollen.

Vorgänge als Arbeitskontext

Ein Vorgang verbindet die Arbeit an einem Anlass mit nächsten Schritten. Die Vorgangs- und Pipelineübersicht erläutert, warum ein Kontakt, ein Objekt und ein Prozess nicht dasselbe sind. Das ist für die Preisbetrachtung relevant: Der Wert eines CRM-Kerns liegt nicht in einer einzelnen Maske, sondern im Zusammenhang der täglichen Arbeit.

Credits sind intern bepreist, aber noch nicht öffentlich kaufbar

Nach dem aktuellen Preisstand entspricht ein Credit zwei Euro. Intern sind Pakete mit 25, 50 oder 100 Credits konfiguriert; die zugeordneten Beträge lauten 50, 100 oder 200 Euro. Diese Pakete kannst du derzeit nicht öffentlich kaufen. Der dafür notwendige Checkout ist in der Early Beta nicht freigeschaltet.

Credits sind für optionale Werkzeuge gedacht, nicht für das Öffnen des CRM-Kerns. Die interne Preislogik kann den vorgesehenen Credit-Verbrauch und einen verfügbaren Stand abbilden. Daraus entsteht derzeit keine öffentliche Kaufmöglichkeit. Zusätzlicher Speicher, besondere Datenübernahmen oder externe Schnittstellen haben auf dieser Seite ebenfalls keinen pauschalen Preis; solche Leistungen müssen vor Beauftragung konkret geklärt werden.

Für deine Kalkulation heißt das: Plane den CRM-Kern mit null Euro Grundgebühr. Berücksichtige Credits erst, wenn dir ein Spezialdienst samt Kaufweg konkret angeboten wird. Und lasse dir für individuelle Übernahmen oder externe Leistungen den Umfang bestätigen, bevor Kosten entstehen.

Für strukturierte Objektübernahmen gibt es die eigene Seite zu OpenImmo in TonnEstate. Dort wird beschrieben, dass Importdaten geprüft und erst nach einer nachvollziehbaren Freigabe in die Objektstruktur überführt werden. Das ist ein Qualitätsprozess, keine pauschale Kosten- oder Kompatibilitätszusage.

Feste Lizenzkosten und nutzungsbezogene Entscheidungen unterscheiden

Ein klassisches Lizenzmodell kalkuliert oft mit einem festen monatlichen Betrag, Nutzerkontingenten oder Funktionspaketen. TonnEstate startet anders: Der CRM-Kern ist kostenlos. Daraus folgt jedoch nicht, dass ein Vergleich allein über eine Zahl sinnvoll wäre. Vergleiche stattdessen, welche Aufgaben du heute brauchst, welche erst später relevant werden und ob die Angaben für dein Büro wirklich nachvollziehbar sind.

Eine kleine Checkrechnung beginnt mit deinem Arbeitsaufwand. Liste den Aufwand für verstreute Tabellen, getrennte Kontaktlisten und offene Wiedervorlagen auf. Danach prüfst du, ob der kostenlose Kern diese Arbeit zentraler abbilden kann. Erst dann bewertest du optionale Leistungen einzeln. So vermeidest du, Kosten für ungenutzte Funktionen gegen einen theoretischen Nutzen zu rechnen.

Wenn du von einem bestehenden System kommst, hilft außerdem die Checkliste für den Wechsel der Maklersoftware. Sie behandelt Dateninventar, Testimport und Qualitätsprüfung. Der Wechsel ist kein Preisargument an sich, aber seine Vorbereitung beeinflusst den tatsächlichen Aufwand.

Preis-Checkliste für ein kleines Maklerbüro

Bevor du dich auf einen Kostenvergleich festlegst, beantworte diese Fragen intern. Die Liste hilft, ein Gespräch über Preise auf den tatsächlichen Arbeitsalltag zurückzuführen.

1. Welche Personen- und Unternehmensdaten liegen heute an verschiedenen Orten?
2. Welche Immobilien werden regelmäßig bearbeitet?
3. Welche Vorgänge verlieren ohne klare nächste Aktion Zeit?
4. Wer arbeitet mit den Daten und wer darf Einstellungen oder Zusatzdienste auslösen?
5. Welche Daten müssen aus einem Altsystem übernommen werden?
6. Welche Funktion ist ein Muss, welche wäre nur später interessant?
7. Welche externen Leistungen nutzt dein Büro bereits und welche Bedingungen gelten dafür?
8. Wie prüfst du vor einem größeren Rollout einen realen Arbeitsablauf?

Für die frühe Phase der Eigentümeransprache ist die Seite zur Objektakquise eine nützliche Ergänzung. Sie unterscheidet Akquise, Vermarktung und die spätere Anlage eines Bestandsobjekts. Damit lässt sich genauer beurteilen, welche Arbeit der CRM-Kern bereits abdecken soll.

Welche Kosten vor einer Beauftragung offenbleiben

TonnEstate befindet sich in einer Early Beta mit begrenztem Zugang. Es gibt deshalb keinen offenen Sofortstart und auf dieser Seite keine Laufzeit- oder Rabattangaben. Verbindlich sind der kostenlose CRM-Kern, der aktuell hinterlegte Credit-Wert und die Bedingungen, die dir vor der Nutzung einer zusätzlichen Leistung angezeigt oder angeboten werden.

Der kostenlose Einstieg ersetzt außerdem nicht deine Entscheidung über Datenpflege, Zuständigkeiten und Prozesse. Ein CRM hilft, Informationen zusammenzuführen. Ob ein Vorgang vollständig ist, ob ein Kontakt korrekt zugeordnet wurde oder ob ein Import freigegeben werden darf, bleibt eine fachliche Aufgabe deines Büros.

Wenn du prüfen möchtest, ob der Ansatz zu deinem Team passt, beginne mit der öffentlichen Funktionsübersicht. Danach kannst du den für dich wichtigsten Ablauf anhand echter Testdaten durchgehen.

Frage bei jeder offenen Kostenfrage nach der konkreten Leistung, dem Auslöser und der aktuellen Bedingung. Eine Antwort wie „später möglich“ ist keine Preiszusage. Umgekehrt muss eine heute nicht benötigte Erweiterung nicht zum Hindernis werden. Entscheidend ist, ob dein Büro den Kernablauf verständlich testen und später auf nachvollziehbarer Grundlage entscheiden kann.

Bewahre die Antworten zusammen mit dem Testablauf auf. So können auch neue Teammitglieder nachvollziehen, warum ihr einen Bereich nutzt, verschiebt oder bewusst nicht einplant. Das verhindert, dass eine einmalige Annahme später als verbindliche Preisinformation weitergegeben wird.

Eine Preisentscheidung an deinem Ablauf ausrichten

Ein Kostenmodell passt nur dann, wenn es zu der Arbeit passt, die in deinem Büro regelmäßig anfällt. Deshalb ist die erste Frage nicht: „Welches Paket ist am größten?“, sondern: „Welcher Ablauf verliert heute am meisten Zeit oder Übersicht?“ Vielleicht werden Eigentümerdaten in einer Tabelle geführt, Besichtigungen in einem Kalender und der Stand eines Mandats nur per Zuruf geteilt. Dann kann der Wert zunächst darin liegen, diese Informationen in einen gemeinsamen Kontext zu bringen.

Wähle für den Start einen Ablauf mit klarer Grenze. Das kann eine neue Eigentümeranfrage sein, eine laufende Vermietung oder die Bearbeitung einer Kaufanfrage. Lege einen Kontakt an, ordne bei Bedarf ein Objekt zu und dokumentiere, welcher Vorgang daraus entsteht. Danach prüft das Team gemeinsam: War der Stand auffindbar? War klar, was als Nächstes zu tun ist? Konnten Informationen ohne zusätzliche Rückfrage übergeben werden? Erst wenn diese Fragen sinnvoll beantwortet sind, ist es hilfreich, über weitere Leistungen zu sprechen.

Diese Vorgehensweise schützt vor zwei typischen Fehlern. Der erste Fehler ist, einen Funktionskatalog mit dem eigenen Bedarf zu verwechseln. Der zweite Fehler ist, den Aufwand für eine Einführung zu unterschätzen. Selbst ein kostenloser Kern benötigt Zeit für Datenbereinigung, Zuständigkeiten und kurze Teamabsprachen. Diese Zeit ist keine versteckte TonnEstate-Gebühr, gehört aber in eine ehrliche Entscheidung.

Der sinnvolle Minimaltest

Ein Minimaltest braucht keine vollständige Migration. Nimm wenige synthetische oder sorgfältig ausgewählte Testfälle, keine ungeprüften Kundendaten. Lege dabei fest, welche Felder du zwingend brauchst, welche Rolle ein Kontakt hat und an welcher Stelle ein Vorgang endet oder übergeben wird. Notiere offene Punkte, statt sie durch Annahmen zu überdecken. So entsteht ein belastbares Bild, ob der Einstieg für dein Büro passt.

Eine kurze Auswertung nach dem Test macht die Entscheidung belastbarer. Frage die beteiligten Personen, ob sie den Kontakt, das Objekt und den nächsten Schritt ohne Erklärung finden konnten. Prüfe anschließend, ob doppelte Eingaben entstanden sind und ob ein Feld nur deshalb ausgefüllt wurde, weil es technisch sichtbar war. Alles, was keine fachliche Funktion hat, sollte nicht zur dauerhaften Pflicht werden. Ein schlanker Start ist oft robuster als ein umfangreiches Datenmodell, das niemand im Alltag pflegt.

Halte auch die Voraussetzungen getrennt fest. Für die grundlegende CRM-Arbeit brauchst du einen klaren Zugang, benannte Verantwortlichkeiten und bereinigte Ausgangsdaten. Für einen Datenaustausch brauchst du zusätzlich eine passende Quelle, ein verständliches Mapping und eine Freigabe. Für externe oder besondere Leistungen brauchst du die aktuellen Bedingungen des jeweiligen Dienstes. Diese Trennung verhindert, dass eine allgemeine Aussage über den kostenlosen Einstieg als Zusage für einen nicht geprüften Sonderfall verstanden wird.

Drei typische Ausgangslagen für deine Kalkulation

Die folgenden Situationen zeigen, wie kleine Maklerbüros ihre Entscheidung strukturieren können. Statt pauschaler Monatsbeträge stehen dabei der tatsächliche Arbeitsablauf, mögliche Umstellungskosten und optional genutzte Leistungen im Mittelpunkt.

Einzelmakler mit verstreuten Listen

Wenn Kontakte, Immobilien und Wiedervorlagen an mehreren Orten liegen, ist der erste Nutzen oft die gemeinsame Ablage im CRM-Kern. Für die Entscheidung zählt, ob die wichtigen Beziehungen verständlich abgebildet werden können. Zusätzliche Anforderungen wie ein umfangreicher Datentransfer oder besondere Dienste werden separat notiert, nicht stillschweigend als inklusive angenommen.

Kleines Team mit Übergaben

Bei mehreren Personen im Büro ist die Übergabe ein guter Prüfpunkt. Eine Kollegin muss erkennen können, wer Ansprechpartner ist, welches Objekt gemeint ist und welcher Schritt offen bleibt. Wenn der gemeinsame Kontext diese Übergabe verbessert, ist das ein konkreter Nutzen. Vor einer breiteren Einführung sollte das Team dennoch Rollen, Rechte und die Freigabe externer Leistungen intern klären.

Wechsel aus einer bestehenden Maklersoftware

Wer wechselt, sollte Preis und Migration nicht vermischen. Zuerst wird festgestellt, welche Daten übernommen werden sollen und wie ihre Qualität geprüft wird. Dann wird ein Testimport oder ein kleiner Testbestand bewertet. Die Migrationscheckliste beschreibt den Ablauf von Inventar bis Abnahme. Erst nach dieser Vorbereitung lässt sich abschätzen, welche ergänzenden Leistungen für den Wechsel wirklich benötigt werden.

In allen drei Fällen gilt: Transparenz ist besser als ein pauschales Versprechen. Halte fest, welche Funktion verfügbar ist, welche nur nach Prüfung eingesetzt werden kann und welche du noch gar nicht brauchst. Das Ergebnis ist eine Entscheidung, die auch dann verständlich bleibt, wenn sich dein Team oder dein Bestand verändert.

Dokumentiere die Entscheidung in einer einfachen Liste mit drei Spalten: heute erforderlich, später prüfen, nicht vorgesehen. Ergänze pro Punkt eine verantwortliche Person und einen Zeitpunkt für die nächste Prüfung. Das reicht für den Anfang. Ein komplexes Beschaffungsprojekt bringt einem kleinen Büro selten mehr Klarheit, wenn der erste praktische Ablauf noch nicht getestet ist.

Wenn du mit Kollegen vergleichst, besprecht nicht nur den Preis, sondern auch die Umstellungskosten im Alltag: Wer bereinigt Daten? Wer entscheidet über Felder? Wann wird die erste Übergabe getestet? Dadurch werden Kosten und Nutzen im selben Gespräch sichtbar. Eine gute Entscheidung bleibt nachvollziehbar, weil sie auf beobachteter Arbeit beruht und nicht auf einem Funktionsversprechen ohne Bezug zum Büroalltag.

Häufige Fragen zu TonnEstate Preisen